how-to-use-de
So verwendest du Auto Reply Plus
Auto Reply Plus hilft dir, Nachrichten intelligent zu verwalten – mit KI-Antworten, Regeln, interaktiven Menüs, Bestellerfassung, Weiterleitung an eine echte Person und voller Kontrolle darüber, wie Kunden beantwortet werden.
Schnellstart
Befolge diese grundlegenden Schritte, damit die App korrekt funktioniert, bevor du KI und erweiterte Regeln einrichtest.
```App installieren und öffnen
Öffne die App nach der Installation über den Startbildschirm und sieh dir die wichtigsten Bereiche an, zum Beispiel Regeln, künstliche Intelligenz, Menüs und Bestellungen.
Berechtigung zum Lesen von Benachrichtigungen aktivieren
Die App benötigt Zugriff auf Benachrichtigungen, damit sie neue Nachrichten erkennen und automatisch darauf antworten kann.
Ausführung im Hintergrund erlauben
Erlaube der App, im Hintergrund zu laufen, und deaktiviere Akku-Beschränkungen, damit automatische Antworten nicht stoppen, wenn der Bildschirm ausgeschaltet ist.
Messaging-Apps auswählen
Wähle die Apps aus, in denen automatische Antworten aktiv sein sollen, zum Beispiel WhatsApp, WhatsApp Business oder eine andere unterstützte Messaging-App.
Funktion testen
Sende testweise eine Nachricht von einem anderen Telefon oder aus einem Testchat und prüfe anschließend im Verlauf, ob die Nachricht erkannt und die Antwort korrekt ausgeführt wurde.
Künstliche Intelligenz einrichten
Standardmäßig kann die App mit künstlicher Intelligenz antworten, wenn keine passende benutzerdefinierte Regel gefunden wird. Deshalb ist die Einrichtung der KI ein wichtiger Schritt, bevor du erweiterte Regeln erstellst.
```Die App unterstützt fünf KI-Anbieter. Du kannst sie nach Priorität sortieren. Die App beginnt mit dem ersten Anbieter in der Liste. Wenn die Verbindung fehlschlägt, das Limit erreicht ist oder der Server überlastet ist, wechselt sie automatisch zum nächsten Anbieter.
Anbieter nach Priorität sortieren
Du kannst Gemini, ChatGPT, DeepSeek, Claude und Grok so anordnen, wie es für dich passt. Die App beginnt oben und wechselt bei einem Fehler zum nächsten Anbieter.
Modelle innerhalb jedes Anbieters sortieren
Jeder Anbieter kann mehrere Modelle enthalten. Du kannst die Modelle nach Wunsch sortieren. Wenn ein bestimmtes Modell fehlschlägt, wechselt die App zum nächsten Modell.
Mehrere API-Schlüssel hinzufügen
Es ist empfehlenswert, mehr als einen Schlüssel hinzuzufügen, besonders bei Anbietern mit kostenlosen Modellen und täglichen Limits, damit Antworten seltener stoppen.
Zufällige Schlüsselauswahl
Wenn mehrere Schlüssel vorhanden sind, wählt die App bei jeder Anfrage zufällig einen Schlüssel aus, um die Nutzung zu verteilen und einen einzelnen Schlüssel weniger zu belasten.
Allgemeine KI-Anweisungen
Allgemeine Anweisungen sagen der künstlichen Intelligenz, wie sie mit Kunden umgehen soll, welche Art von Geschäft du betreibst und welcher Antwortstil passend ist.
```- Beschreibe dein Geschäft: Schreibe, ob es sich zum Beispiel um einen Shop, ein Restaurant, eine Klinik, einen Wartungsdienst, technischen Support oder eine andere Tätigkeit handelt.
- Lege den Antwortstil fest: Wähle, ob Antworten formell, freundlich, kurz, ausführlich, verkaufsorientiert oder direkt sein sollen.
- Füge wichtige Informationen hinzu: Zum Beispiel Öffnungszeiten, Zahlungsmethoden, Liefergebiete, Dienstleistungen, Preise oder Buchungsregeln.
- Lege fest, was vermieden werden soll: Zum Beispiel keine unbestätigten Preise nennen, keine Buchung ohne vollständige Daten bestätigen oder wichtige Fälle an eine echte Person weiterleiten.
- Halte die Anweisungen klar: Je klarer und strukturierter die Anweisungen sind, desto genauer und passender werden die Antworten.
Regeln: Das Herz des automatischen Antwortsystems
Regeln sind der wichtigste Teil der App. Standardmäßig kann die App mit KI antworten, aber Regeln steuern den Ablauf: wann die App antwortet, wann sie eine Nachricht ignoriert, wann sie ein Gespräch an eine echte Person weiterleitet und wann sie eine Bestellung erfasst oder ein interaktives Menü startet.
```Auf alle Nachrichten antworten
Diese Option lässt die Regel auf alle Nachrichten reagieren. Sie eignet sich für allgemeine Antworten oder für KI-Antworten in allen Gesprächen.
Auf bestimmte Wörter antworten
Du kannst bestimmte Wörter oder Ausdrücke festlegen. Wenn eine Nachricht diese enthält, wird die passende Regel ausgeführt.
Medien erkennen
Die Regel kann mit Bildern, Audiodateien, Videos und Anhängen umgehen und je nach Nachrichtentyp die passende Antwort festlegen.
Künstliche Intelligenz verwenden
Eine Regel kann KI mit eigenen Anweisungen verwenden oder leer bleiben, um die allgemeinen Anweisungen zu nutzen.
Gespräch an eine echte Person weiterleiten
Bei bestimmten Wörtern, zum Beispiel wenn ein Kunde nach einem Mitarbeiter oder direktem Support fragt, kann die App-Antwort für eine von dir festgelegte Zeit gestoppt werden.
Kundenbestellungen erfassen
Eine Regel kann mit einem zuvor erstellten Bestellformular verbunden werden, damit die App Kundendaten Schritt für Schritt sammelt.
Bei bestimmten Wörtern nicht antworten
Du kannst eine Regel erstellen, die Antworten verhindert, wenn bestimmte Wörter erkannt werden, zum Beispiel bei Nachrichten, die keine Antwort benötigen.
Kunden vorübergehend blockieren
Eine Regel kann einen Kunden blockieren oder automatische Antworten für eine bestimmte Zeit stoppen, wenn vom Benutzer festgelegte Wörter gesendet werden.
Interaktive Menüs starten
Eine Regel kann mit einem zuvor erstellten interaktiven Menü verbunden werden, damit der Kunde aus mehreren Optionen wählen kann.
Antwortmethoden innerhalb einer Regel
Wenn eine Regel ausgeführt wird, kannst du festlegen, wie die App antworten soll.
```- Mehrere Antworten senden: Innerhalb der Regel können mehrere Antworten definiert und je nach Einstellung gesendet werden.
- Zufällige Antwort auswählen: Die App wählt jedes Mal eine andere Antwort aus den mit der Regel verbundenen Antworten aus.
- Künstliche Intelligenz verwenden: Die Antwort wird anhand der Kundennachricht und der festgelegten Anweisungen erzeugt.
- Interaktives Menü verbinden: Die App sendet dem Kunden ein Auswahlmenü und fährt je nach Auswahl fort.
- Bestellformular verbinden: Die App beginnt mit dem Sammeln von Kundendaten wie Name, Telefonnummer, Adresse und Bestellart.
- An eine echte Person weiterleiten: Die App-Antwort stoppt für eine bestimmte Zeit, damit der Benutzer das Gespräch selbst fortführen kann.
- Bei Übereinstimmung nicht antworten: Eine Regel kann mit einer Nachricht übereinstimmen, aber bewusst keine Antwort senden.
Wichtige Einstellungen innerhalb von Regeln
```Antwortverzögerung
Du kannst eine Wartezeit festlegen, bevor die Antwort gesendet wird. Die maximale Verzögerung beträgt 99 Sekunden.
Wiederholung derselben Regel verhindern
Du kannst verhindern, dass dieselbe Regel erneut ausgeführt wird, zum Beispiel für mehrere Minuten oder Stunden oder nach einer bestimmten Anzahl von Nachrichten.
Arbeitszeiten festlegen
Eine Regel kann nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten aktiv sein, zum Beispiel nur während der Geschäftszeiten oder während bestimmter Angebote.
Prüfung weiterer Regeln stoppen
Wenn eine wichtige Regel ausgeführt wurde, kann die App daran gehindert werden, weitere Regeln zu prüfen, damit nicht mehrere Antworten auf dieselbe Nachricht gesendet werden.
Regeln mit künstlicher Intelligenz erstellen
Nachdem die KI gut eingerichtet wurde, kannst du innerhalb der App einfach beschreiben, was du möchtest. Die App erstellt dann passende Regeln und verknüpft sie mit den benötigten Einstellungen.
```Anforderung schreiben
Zum Beispiel: Ich möchte bei dem Wort „Buchung“ eine Bestellung erfassen.
Anweisungen analysieren
Die App erkennt Antworttyp, Wörter, Zeit und das benötigte Formular.
Regeln erstellen
Die App fügt Regeln mit ihren Einstellungen hinzu und verbindet sie mit Antworten oder Formularen.
Prüfen und speichern
Du kannst die Ergebnisse prüfen und anschließend in der App speichern.
- Du kannst Regeln für Antworten auf bestimmte Wörter erstellen lassen.
- Du kannst Bestellungen oder Buchungen erfassen und mit einem Bestellformular verbinden lassen.
- Du kannst bestimmte Arbeitszeiten für eine Regel festlegen.
- Du kannst ein Gespräch an eine echte Person weiterleiten lassen, wenn bestimmte Wörter erkannt werden.
- Du kannst mehrere Regeln gleichzeitig aus einer klaren Beschreibung erstellen lassen.
Regeln diagnostizieren und testen
Die Regeldiagnose hilft dir sicherzustellen, dass das Antwortsystem wie gewünscht funktioniert, bevor du es mit echten Kunden verwendest.
```Nachricht simulieren
Du kannst eine Testnachricht ausprobieren und sehen, welche Regel dazu passt und welche Antwort ausgeführt wird.
Konflikte erkennen
Die Diagnose hilft dir, widersprüchliche Regeln oder Regeln zu erkennen, die wegen ihrer Reihenfolge andere Regeln blockieren können.
Interaktive Menüs
Interaktive Menüs helfen dir, ein strukturiertes Gespräch mit dem Kunden aufzubauen. Das Menü wird mit einer Regel verbunden. Wenn diese Regel ausgeführt wird, erhält der Kunde nummerierte Optionen zur Auswahl.
```Bis zu 20 Hauptmenüs
Du kannst bis zu 20 Hauptmenüs erstellen. Jedes Menü ist unabhängig und besitzt eigene Einstellungen, einen eigenen Stil und eigene Optionen.
Mehrere Untermenüs
Du kannst Menüs innerhalb von Menüs hinzufügen, um mehrere Ebenen aufzubauen, zum Beispiel für Dienstleistungen, Preise, Buchungen und Support.
Mit Regeln verbinden
Ein Menü funktioniert nicht allein. Es wird über eine Regel gestartet, die festlegt, wann es dem Kunden angezeigt wird.
Was kann innerhalb eines Menüs gemacht werden?
- Bestimmten Text senden: Zum Beispiel Preisangaben, Serviceinformationen oder Bestellanleitung.
- Mit KI antworten: Eine passende Antwort je nach Kundenauswahl und Gesprächskontext erzeugen.
- An eine echte Person weiterleiten: Automatische Antworten stoppen, damit der Benutzer das Gespräch selbst fortführt.
- Bestellformular verbinden: Die Erfassung von Kundendaten nach Auswahl einer bestimmten Option starten.
- Neue Ebene öffnen: Den Kunden zu einem Untermenü mit detaillierteren Optionen weiterleiten.
Ein einfaches Beispiel für den Ablauf
```Kundennachricht
Der Kunde sendet ein Wort wie: Buchung oder Preis.
Regeln prüfen
Die App prüft die Regeln der Reihenfolge nach.
Aktion ausführen
Sie sendet eine Antwort, startet ein Menü oder erfasst eine Bestellung.
Ergebnis speichern
Das Gespräch oder die Bestellung erscheint im Verlauf.
Bestell- und Buchungsformulare
Bestellformulare helfen dir, Kundendaten automatisch und organisiert zu sammeln. Statt dem Kunden manuell nach Name, Telefonnummer oder Adresse zu fragen, kannst du ein Formular mit den benötigten Feldern erstellen. Die App sammelt diese Daten dann Schritt für Schritt direkt im Gespräch.
```Bestellformular erstellen
Du kannst für jede Dienstleistung ein eigenes Formular erstellen, zum Beispiel für Buchungen, Produktbestellungen, Wartungsanfragen, Beratungen oder jede andere Art von Anfrage.
Erforderliche Felder festlegen
Füge die Felder hinzu, die du vom Kunden erfassen möchtest, zum Beispiel Name, Telefonnummer, Adresse, Dienstleistungsart, Menge, Termin oder andere Daten.
Daten im Gespräch sammeln
Wenn das Formular gestartet wird, fragt die App den Kunden der Reihe nach nach jedem Feld, wartet auf die Antwort und wechselt automatisch zum nächsten Feld.
Bestellung bestätigen
Nach Abschluss der Datenerfassung kann dem Kunden eine Zusammenfassung angezeigt werden, damit er die Bestellung vor dem Speichern bestätigt – abhängig von deinen Einstellungen.
Bestellungen speichern
Die Bestellung wird in der App mit Kundendaten und Bestellstatus gespeichert, damit du sie später prüfen und weiterverfolgen kannst.
Mit Regeln und Menüs verbinden
Ein Bestellformular kann über eine bestimmte Regel oder über eine Option in einem interaktiven Menü gestartet werden – je nachdem, welchen Gesprächsablauf du möchtest.
Beispiele für die Nutzung von Bestellformularen
- Shops: Name des Kunden, Telefonnummer, gewünschtes Produkt, Menge und Adresse erfassen.
- Restaurants: Bestellung, Anzahl der Gerichte, Adresse und Zahlungsmethode aufnehmen.
- Kliniken: Name, Telefonnummer, Art der Buchung und passenden Tag erfassen.
- Wartungsdienste: Problemtyp, Standort des Kunden, Kontaktnummer und passende Besuchszeit sammeln.
- Technischer Support: Problemtyp, App- oder Dienstname, Problembeschreibung sowie bei Bedarf ein Bild oder zusätzliche Details erfassen.
Tipps für die besten Ergebnisse
```- Richte zuerst die allgemeinen KI-Anweisungen ein, bevor du komplexe Regeln erstellst.
- Sortiere Anbieter und Modelle nach deiner bevorzugten Reihenfolge, um Ausfälle von Antworten zu reduzieren.
- Füge nach Möglichkeit mehrere API-Schlüssel hinzu, besonders bei Anbietern mit täglichen Limits.
- Setze die spezifischsten Regeln nach oben und allgemeine Regeln wie „auf alle Nachrichten antworten“ nach unten.
- Verwende interaktive Menüs, wenn du mehrere Dienstleistungen oder Auswahlmöglichkeiten hast.
- Nutze die Regeldiagnose nach größeren Änderungen, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.
Möchtest du Lösungen für häufige Probleme sehen?
Gehe zur FAQ-Seite, um die Ursachen für gestoppte Antworten, Berechtigungsprobleme, Akku-Einstellungen und die korrekte Einrichtung von Regeln zu verstehen.
FAQ öffnen Zurück zu den Funktionen