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자동 응답 앱 사용 방법
자동 응답 앱은 인공지능 응답, 규칙 생성, 대화형 메뉴 실행, 주문 기록, 대화를 실제 담당자에게 전환, 고객 응답 방식에 대한 완전한 제어를 통해 메시지를 스마트하게 관리할 수 있도록 도와줍니다.
빠른 시작
인공지능과 규칙을 설정하기 전에 앱이 올바르게 작동하도록 아래 기본 단계를 따라 준비하세요.
앱 설치 및 실행
앱을 설치한 후 홈 화면에서 실행하고 규칙, 인공지능, 메뉴, 주문과 같은 기본 섹션을 확인하세요.
알림 읽기 권한 활성화
앱이 새 메시지를 감지하고 자동으로 답장할 수 있도록 알림 읽기 권한이 필요합니다.
백그라운드 실행 허용
화면이 꺼져도 자동 응답이 중지되지 않도록 앱의 백그라운드 실행을 허용하고 배터리 제한을 해제하세요.
메시징 앱 선택
WhatsApp, WhatsApp Business 또는 앱 안에서 지원되는 다른 메시징 앱처럼 자동 응답을 실행할 앱을 선택하세요.
작동 테스트
다른 휴대폰이나 테스트 대화에서 메시지를 보내본 뒤, 기록을 확인하여 메시지가 수신되고 응답이 정상적으로 실행되었는지 확인하세요.
인공지능 설정
기본적으로 앱은 메시지와 일치하는 맞춤 규칙이 없을 때 인공지능으로 응답할 수 있습니다. 그래서 고급 규칙을 만들기 전에 인공지능 설정은 중요한 단계입니다.
앱은 5개의 인공지능 제공업체를 지원하며, 사용자는 우선순위에 따라 순서를 정할 수 있습니다. 앱은 첫 번째 제공업체부터 시작하고, 연결 실패, 한도 초과 또는 서버 과부하가 발생하면 사용자가 지정한 순서에 따라 자동으로 다음 제공업체로 전환합니다.
제공업체 우선순위 정렬
Gemini, ChatGPT, DeepSeek, Claude, Grok을 원하는 순서로 정렬할 수 있습니다. 앱은 위에서부터 시작하고 실패하면 다음 제공업체로 이동합니다.
각 제공업체 안의 모델 정렬
각 제공업체에는 여러 모델이 있을 수 있습니다. 원하는 순서로 모델을 정렬할 수 있으며, 특정 모델이 실패하면 앱은 다음 모델로 이동합니다.
여러 API 키 추가
일일 한도가 있는 무료 모델을 사용하는 제공업체의 경우, 응답 중단 가능성을 줄이기 위해 여러 키를 추가하는 것이 좋습니다.
무작위 키 선택
여러 키가 있을 경우 앱은 매번 무작위 키를 선택하여 사용량을 분산하고 하나의 키에 부담이 몰리는 것을 줄입니다.
인공지능 일반 지침
일반 지침은 인공지능에게 고객을 어떻게 응대해야 하는지, 비즈니스의 성격이 무엇인지, 어떤 응답 스타일이 적합한지 알려주는 내용입니다.
- 비즈니스 소개: 상점, 음식점, 병원, 수리 서비스, 기술 지원 또는 기타 업종처럼 활동 유형을 작성하세요.
- 응답 스타일 지정: 공식적, 친근함, 짧게, 자세하게, 마케팅형 또는 직접적인 답변 중 원하는 스타일을 선택하세요.
- 중요 정보 추가: 영업시간, 결제 방법, 배송 지역, 서비스, 가격 또는 예약 정책과 같은 정보를 추가하세요.
- 피해야 할 내용 지정: 불확실한 가격 안내 금지, 정보가 완전하지 않은 예약 확정 금지, 중요한 상황은 실제 담당자에게 전환 등.
- 지침을 명확하게 작성: 지침이 정리되어 있고 명확할수록 응답이 더 정확하고 실제 업무 방식에 가까워집니다.
규칙: 자동 응답 시스템의 핵심
규칙은 앱에서 가장 중요한 부분입니다. 기본적으로 앱은 인공지능으로 응답할 수 있지만, 규칙은 앱이 언제 답장할지, 언제 메시지를 무시할지, 언제 실제 담당자에게 전환할지, 언제 주문을 기록하거나 대화형 메뉴를 실행할지 결정합니다.
모든 메시지에 응답
이 옵션은 예외 없이 모든 메시지를 규칙이 처리하도록 합니다. 일반 응답이나 모든 대화에 인공지능을 적용할 때 적합합니다.
특정 단어에 응답
특정 단어나 문구를 지정할 수 있으며, 해당 단어가 포함된 메시지가 도착하면 적절한 규칙이 실행됩니다.
미디어 감지
규칙은 이미지, 음성 파일, 동영상 및 첨부 파일을 처리하고 메시지 유형에 따라 적절한 응답 방식을 지정할 수 있습니다.
인공지능 사용
규칙은 자체 지침으로 인공지능을 사용할 수 있으며, 지침을 비워두면 일반 지침을 사용할 수 있습니다.
실제 담당자에게 전환
직원 요청이나 직접 지원 요청과 같은 특정 단어가 도착하면, 사용자가 지정한 기간 동안 앱 응답을 중지하고 실제 담당자가 대화를 이어갈 수 있습니다.
고객 주문 기록
규칙을 주문 양식 섹션에서 만든 주문 양식과 연결하여 앱이 고객 정보를 단계별로 수집하도록 할 수 있습니다.
특정 단어에 응답하지 않기
답변이 필요 없는 메시지나 무시하고 싶은 대화처럼 특정 단어가 도착했을 때 응답하지 않는 규칙을 만들 수 있습니다.
고객 임시 차단
사용자가 지정한 특정 단어를 보낸 고객을 일정 시간 동안 차단하거나 응답을 중지하도록 규칙을 설정할 수 있습니다.
대화형 메뉴 실행
규칙을 미리 정의된 대화형 메뉴와 연결하여 고객이 여러 선택지 중 하나를 고르고 선택에 따라 응답을 받을 수 있습니다.
규칙 안의 응답 방식
규칙이 실행될 때 앱이 어떤 방식으로 응답할지 지정할 수 있습니다.
- 여러 응답 보내기: 규칙 안에 여러 응답을 정의하고 설정에 따라 전송합니다.
- 무작위 응답 선택: 앱이 규칙에 연결된 응답 중 매번 다른 답변을 선택합니다.
- 인공지능 사용: 고객 메시지와 지정된 지침에 따라 응답이 생성됩니다.
- 대화형 메뉴 연결: 앱이 고객에게 선택 메뉴를 보내고 선택에 따라 대화를 이어갑니다.
- 주문 양식 연결: 앱이 이름, 전화번호, 주소, 주문 유형과 같은 고객 정보를 수집하기 시작합니다.
- 실제 담당자에게 전환: 사용자가 직접 대화를 이어갈 수 있도록 앱 응답이 일정 시간 중지됩니다.
- 일치 시 응답하지 않기: 규칙이 메시지와 일치하더라도 응답을 보내지 않도록 설정할 수 있습니다.
규칙 안의 중요한 설정
응답 지연
응답을 보내기 전 대기 시간을 지정할 수 있습니다. 최대 지연 시간은 99초입니다.
규칙 반복 방지
같은 규칙이 몇 분 또는 몇 시간 동안 다시 실행되지 않도록 하거나, 특정 메시지 수 이후에만 실행되도록 설정할 수 있습니다.
근무 시간 지정
근무 시간에만 또는 프로모션 시간처럼 특정 요일과 시간에만 규칙을 실행할 수 있습니다.
나머지 규칙 검사 중지
중요한 규칙이 실행되면 같은 메시지에 여러 응답이 전송되지 않도록 다음 규칙 검사를 중지할 수 있습니다.
인공지능으로 규칙 만들기
인공지능 설정을 잘 완료한 후, 앱 안에 원하는 내용을 간단한 문장으로 작성하면 앱이 적절한 규칙을 만들고 필요한 설정과 연결합니다.
원하는 내용 작성
예: “예약”이라는 단어가 오면 주문을 기록하고 싶습니다.
지침 분석
앱이 응답 유형, 단어, 시간, 필요한 양식을 이해합니다.
규칙 생성
앱이 설정과 함께 규칙을 추가하고 응답 또는 양식과 연결합니다.
검토 및 저장
결과를 확인한 다음 앱 안에 저장할 수 있습니다.
- 특정 단어에 응답하는 규칙 생성을 요청할 수 있습니다.
- 주문 또는 예약 기록을 요청하고 주문 양식과 연결할 수 있습니다.
- 규칙의 특정 근무 시간을 지정할 수 있습니다.
- 특정 단어가 도착하면 대화를 실제 담당자에게 전환하도록 요청할 수 있습니다.
- 하나의 명확한 설명으로 여러 규칙을 한 번에 만들 수 있습니다.
규칙 진단 및 테스트
규칙 진단은 고객에게 사용하기 전에 자동 응답 시스템이 원하는 대로 작동하는지 확인하는 데 도움이 됩니다.
메시지 전송 시뮬레이션
테스트 메시지를 입력하여 어떤 규칙과 일치하는지, 어떤 응답이 실행되는지 확인할 수 있습니다.
충돌 감지
진단은 순서 때문에 서로 충돌하거나 다른 규칙의 작동을 막을 수 있는 규칙을 찾는 데 도움이 됩니다.
대화형 메뉴
대화형 메뉴는 고객과의 대화를 체계적으로 구성하는 데 도움이 됩니다. 메뉴는 규칙에 연결되며, 규칙이 실행되면 고객에게 번호가 붙은 선택지가 표시되고 고객은 그중 하나를 선택합니다.
최대 20개의 기본 메뉴
최대 20개의 기본 메뉴를 만들 수 있으며, 각 메뉴는 설정, 스타일, 선택지가 독립적으로 관리됩니다.
여러 하위 메뉴
서비스, 가격, 예약, 지원처럼 여러 단계의 구조를 만들기 위해 메뉴 안에 또 다른 메뉴를 추가할 수 있습니다.
규칙과 연결
메뉴는 단독으로 작동하지 않으며, 고객에게 언제 표시될지 결정하는 규칙을 통해 실행됩니다.
메뉴 안에서 무엇을 할 수 있나요?
- 특정 텍스트 보내기: 가격, 서비스 정보 또는 주문 방법 안내처럼 지정된 내용을 전송합니다.
- 인공지능으로 응답: 고객의 선택과 대화 맥락에 따라 적절한 응답을 생성합니다.
- 실제 담당자에게 전환: 사용자가 직접 대화를 이어갈 수 있도록 자동 응답을 중지합니다.
- 주문 양식 연결: 메뉴의 특정 선택지 이후 고객 정보 기록을 시작합니다.
- 새 단계 열기: 더 자세한 선택지가 있는 하위 메뉴로 고객을 이동시킵니다.
간단한 작업 흐름 예시
고객 메시지
고객이 “예약” 또는 “가격” 같은 단어를 보냅니다.
규칙 검사
앱이 순서에 따라 규칙을 확인합니다.
동작 실행
답장을 보내거나, 메뉴를 실행하거나, 주문을 기록합니다.
결과 저장
대화 또는 주문이 기록 안에 표시됩니다.
주문 및 예약 양식
주문 양식은 고객 데이터를 자동으로 체계적으로 수집하는 데 도움이 됩니다. 고객에게 수동으로 답장하며 이름, 전화번호 또는 주소를 묻는 대신, 필요한 필드가 포함된 양식을 만들고 앱이 대화 안에서 고객에게 단계별로 질문하도록 할 수 있습니다.
주문 양식 생성
예약 양식, 상품 주문, 수리 요청, 상담 요청 또는 비즈니스에 맞는 어떤 유형의 주문 양식도 만들 수 있습니다.
필수 필드 지정
이름, 전화번호, 주소, 서비스 유형, 수량, 예약 시간 또는 수집하고 싶은 다른 정보를 필드로 추가할 수 있습니다.
대화로 데이터 수집
양식이 실행되면 앱은 각 필드를 순서대로 고객에게 질문하고, 답변을 기다린 뒤 자동으로 다음 필드로 이동합니다.
주문 확인
데이터가 완료되면 사용자가 지정한 설정에 따라 저장 전에 고객에게 요약을 보여주고 주문 확인을 받을 수 있습니다.
주문 저장
주문은 고객 데이터와 주문 상태와 함께 앱 안에 저장되어 나중에 확인하고 متابعة할 수 있습니다.
규칙 및 메뉴와 연결
원하는 대화 흐름에 따라 특정 규칙 또는 대화형 메뉴 안의 선택지를 통해 주문 양식을 실행할 수 있습니다.
주문 양식 사용 예시
- 상점: 고객 이름, 전화번호, 원하는 상품, 수량, 주소 수집.
- 음식점: 주문 내용, 식사 수량, 주소, 결제 방법 기록.
- 병원 및 클리닉: 이름, 전화번호, 예약 유형, 가능한 날짜 기록.
- 수리 서비스: 문제 유형, 고객 위치, 연락처, 적절한 방문 시간 수집.
- 기술 지원: 문제 유형, 앱 또는 서비스 이름, 문제 설명, 필요 시 이미지 또는 추가 정보 수집.
최상의 결과를 위한 팁
- 복잡한 규칙을 만들기 전에 인공지능 일반 지침부터 설정하세요.
- 응답 중단을 줄이기 위해 제공업체와 모델을 선호도에 따라 정렬하세요.
- 가능하면 여러 API 키를 추가하세요. 특히 일일 한도가 있는 제공업체에서는 더 유용합니다.
- 가장 구체적인 규칙은 위쪽에, 모든 메시지에 응답하는 일반 규칙은 아래쪽에 배치하세요.
- 서비스나 선택지가 여러 개라면 대화형 메뉴를 사용하세요.
- 큰 수정 후에는 규칙 진단을 사용하여 모든 것이 원하는 대로 작동하는지 확인하세요.
자주 발생하는 문제의 해결 방법을 알고 싶으신가요?
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