Guide d’utilisation d’Auto Reply Plus

Auto Reply Plus vous aide à gérer vos messages intelligemment grâce aux réponses par intelligence artificielle, à la création de règles, aux menus interactifs, à l’enregistrement des commandes, au transfert des conversations vers une personne réelle et au contrôle complet de la façon dont vous répondez aux clients.

Démarrage rapide

Suivez ces étapes essentielles pour préparer correctement l’application avant de configurer l’intelligence artificielle et les règles.

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Installer et ouvrir l’application

Après l’installation, ouvrez l’application depuis l’écran d’accueil et commencez par consulter les sections principales comme les règles, l’intelligence artificielle, les menus et les commandes.

Activer l’autorisation de lecture des notifications

L’application a besoin de l’autorisation de lire les notifications afin de détecter les nouveaux messages et d’y répondre automatiquement.

Autoriser le fonctionnement en arrière-plan

Autorisez l’application à fonctionner en arrière-plan et désactivez les restrictions de batterie afin que les réponses automatiques ne s’arrêtent pas lorsque l’écran est verrouillé.

Choisir les applications de messagerie

Sélectionnez les applications sur lesquelles vous souhaitez activer la réponse automatique, comme WhatsApp, WhatsApp Business ou toute autre application de messagerie prise en charge.

Tester le fonctionnement

Essayez d’envoyer un message depuis un autre téléphone ou depuis une conversation de test, puis consultez l’historique pour vérifier si le message a été reçu et si la réponse a été exécutée correctement.

Remarque importante : si la réponse ne fonctionne pas, vérifiez l’autorisation des notifications, les paramètres de batterie, l’application cible sélectionnée, et assurez-vous que les règles sont activées et correctement ordonnées.

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Configuration de l’intelligence artificielle

Par défaut, l’application peut répondre avec l’intelligence artificielle lorsqu’aucune règle personnalisée ne correspond au message. La configuration de l’IA est donc une étape importante avant de créer des règles avancées.

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Gemini

ChatGPT

DeepSeek

Claude

Grok

L’application prend en charge cinq fournisseurs d’intelligence artificielle, que vous pouvez classer par priorité. L’application commence par le premier fournisseur de la liste, et si la connexion échoue, si le quota est épuisé ou si le serveur est surchargé, elle passe automatiquement au fournisseur suivant selon l’ordre que vous avez défini.

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Classer les fournisseurs par priorité

Vous pouvez organiser Gemini, ChatGPT, DeepSeek, Claude et Grok selon vos préférences. L’application commence par le premier, puis passe au suivant en cas d’échec.

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Classer les modèles de chaque fournisseur

Chaque fournisseur peut proposer plusieurs modèles. Vous pouvez les organiser selon vos besoins, et si un modèle échoue, l’application passe au modèle suivant.

🔑

Ajouter plusieurs clés API

Il est recommandé d’ajouter plusieurs clés, surtout pour les fournisseurs qui proposent des modèles gratuits avec des quotas quotidiens, afin de réduire le risque d’arrêt des réponses.

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Choix aléatoire de la clé

Lorsqu’il existe plusieurs clés, l’application choisit une clé aléatoire à chaque utilisation afin de répartir la charge et d’éviter de dépendre d’une seule clé.

Les modèles gratuits apparaissent en vert Les modèles payants apparaissent en orange Les fournisseurs et les modèles peuvent être classés par priorité

Certains modèles gratuits peuvent être disponibles avec des quotas quotidiens limités, comme certains modèles Gemini et Grok. ChatGPT, DeepSeek et Claude nécessitent généralement une clé payante ou un compte activé auprès du fournisseur.

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Instructions générales pour l’intelligence artificielle

Les instructions générales indiquent à l’intelligence artificielle comment traiter les clients, quelle est la nature de votre activité et quel style de réponse utiliser.

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Présentez votre activité : indiquez votre type d’activité, par exemple boutique, restaurant, clinique, service de maintenance, support technique ou autre.
Définissez le style de réponse : choisissez si la réponse doit être formelle, amicale, courte, détaillée, commerciale ou directe.
Ajoutez les informations importantes : comme les horaires de travail, les moyens de paiement, les zones de livraison, les services, les prix ou la politique de réservation.
Indiquez ce qu’il faut éviter : par exemple ne pas donner de prix non confirmés, ne pas confirmer une réservation sans données complètes ou transférer les cas importants à une personne réelle.
Gardez les instructions claires : plus vos instructions sont organisées et précises, plus les réponses seront adaptées à votre façon de travailler.

Si une règle contient des instructions spécifiques pour l’intelligence artificielle, l’application utilise uniquement les instructions de cette règle. Si les instructions de la règle sont vides, l’application utilise les instructions générales de la section IA.

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Les règles : le cœur du système de réponse automatique

Les règles sont la partie la plus importante de l’application. Par défaut, l’application peut répondre avec l’intelligence artificielle, mais les règles définissent la logique de fonctionnement : quand l’application répond, quand elle ignore un message, quand elle transfère la conversation à une personne réelle, et quand elle enregistre une commande ou lance un menu interactif.

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Répondre à tous les messages

Cette option permet à la règle de traiter tous les messages sans exception. Elle convient aux réponses générales ou à l’utilisation de l’IA sur toutes les conversations.

🔎

Répondre à des mots précis

Vous pouvez définir des mots ou des phrases spécifiques. Lorsqu’un message les contient, la règle correspondante est exécutée.

🖼️

Détection des médias

Une règle peut gérer les images, fichiers audio, vidéos et pièces jointes, puis déterminer la réponse appropriée selon le type de message.

🤖

Utiliser l’intelligence artificielle

Une règle peut utiliser l’intelligence artificielle avec ses propres instructions, ou laisser les instructions vides pour utiliser les instructions générales.

👤

Transférer la conversation à une personne réelle

Lorsque certains mots sont reçus, comme une demande d’employé ou de support direct, l’application peut arrêter ses réponses pendant une durée définie afin qu’une personne réelle poursuive la conversation.

📝

Enregistrer les demandes des clients

Une règle peut être liée à un formulaire de commande créé dans la section des formulaires, afin que l’application commence à collecter les informations du client étape par étape.

🚫

Ne pas répondre à certains mots

Vous pouvez créer une règle qui empêche la réponse lorsqu’un message contient certains mots, par exemple des messages qui ne nécessitent pas de réponse ou des conversations à ignorer.

⛔

Bloquer temporairement des clients

Une règle peut bloquer un client ou arrêter les réponses pour une durée déterminée lorsqu’il envoie des mots spécifiques définis par l’utilisateur.

📋

Lancer des menus interactifs

Une règle peut être liée à un menu interactif déjà créé, afin que le client choisisse parmi plusieurs options et reçoive une réponse selon son choix.

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Méthodes de réponse dans une règle

Lorsqu’une règle est exécutée, vous pouvez définir la méthode de réponse souhaitée.

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Envoyer plusieurs réponses : plusieurs réponses peuvent être définies dans la règle et envoyées selon les paramètres.
Choisir une réponse aléatoire : l’application choisit à chaque fois une réponse différente parmi celles liées à la règle.
Utiliser l’intelligence artificielle : la réponse est générée selon le message du client et les instructions définies.
Lier un menu interactif : l’application envoie une liste d’options au client et poursuit selon son choix.
Lier un formulaire de commande : l’application commence à collecter les données du client comme le nom, le téléphone, l’adresse et le type de demande.
Transférer à une personne réelle : l’application arrête ses réponses pendant une période donnée afin que l’utilisateur poursuive lui-même la conversation.
Ne pas répondre en cas de correspondance : la règle peut correspondre au message sans envoyer de réponse.

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Paramètres importants dans les règles

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⏱️

Délai de réponse

Vous pouvez définir un temps d’attente avant l’envoi de la réponse. Le délai maximal est de 99 secondes.

🔁

Empêcher la répétition de la règle

Vous pouvez empêcher l’exécution de la même règle pendant plusieurs minutes ou heures, ou après un nombre défini de messages.

📅

Définir les horaires de fonctionnement

Une règle peut fonctionner uniquement certains jours ou à certaines heures, par exemple pendant les heures de travail ou pendant une campagne promotionnelle.

🧭

Arrêter la vérification des autres règles

Lorsqu’une règle importante est exécutée, vous pouvez empêcher l’application de vérifier les règles suivantes afin de ne pas envoyer plusieurs réponses au même message.

L’ordre des règles est très important. L’application teste les règles de haut en bas, placez donc les règles les plus importantes ou les plus précises en haut.

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Créer des règles avec l’intelligence artificielle

Après avoir correctement configuré l’intelligence artificielle, vous pouvez écrire simplement ce que vous souhaitez dans l’application. Elle créera alors les règles adaptées et les liera aux paramètres nécessaires.

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Écrire la demande

Par exemple : je veux enregistrer une commande lorsque le mot réservation est envoyé.

Analyser les instructions

L’application comprend le type de réponse, les mots, l’heure et le formulaire demandé.

Créer les règles

Elle ajoute les règles avec leurs paramètres et les lie aux réponses ou aux formulaires.

Vérifier et enregistrer

Vous pouvez vérifier les résultats, puis les enregistrer dans l’application.

Vous pouvez demander la création de règles pour répondre à certains mots.
Vous pouvez demander l’enregistrement de commandes ou de réservations et les lier à un formulaire.
Vous pouvez définir des horaires de fonctionnement spécifiques pour une règle.
Vous pouvez demander le transfert de la conversation à une personne réelle lorsque certains mots sont reçus.
Vous pouvez créer plusieurs règles en une seule fois à partir d’une description claire.

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Diagnostic et test des règles

Le diagnostic des règles vous aide à vérifier que le système de réponse fonctionne comme prévu avant de l’utiliser avec les clients.

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🧪

Simuler l’envoi d’un message

Vous pouvez tester un message et savoir quelle règle lui correspondra, ainsi que la réponse qui sera exécutée.

⚠️

Détecter les conflits

Le diagnostic vous aide à identifier les règles en conflit ou les règles qui peuvent empêcher d’autres règles de fonctionner à cause de leur ordre.

Utilisez le diagnostic après avoir créé beaucoup de règles ou lorsque vous remarquez que l’application répond d’une manière inattendue.

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Menus interactifs

Les menus interactifs vous aident à construire une conversation organisée avec le client. Le menu est lié à une règle, et lorsque cette règle est exécutée, des options numérotées sont affichées au client.

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📌

Jusqu’à 20 menus principaux

Vous pouvez créer jusqu’à 20 menus principaux, chacun étant indépendant avec ses propres paramètres, son style et ses options.

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Plusieurs sous-menus

Vous pouvez ajouter des menus à l’intérieur d’autres menus afin de créer plusieurs niveaux, comme services, prix, réservations et support.

🔗

Liaison avec les règles

Le menu ne fonctionne pas seul : il est lancé par une règle qui définit quand il doit apparaître au client.

Que peut-on faire dans un menu ?

Envoyer un texte défini : comme un prix, des informations sur un service ou la méthode de commande.
Répondre avec l’intelligence artificielle : générer une réponse adaptée au choix du client et au contexte de la conversation.
Transférer à une personne réelle : arrêter la réponse automatique afin que l’utilisateur poursuive lui-même la conversation.
Lier un formulaire de commande : commencer l’enregistrement des informations du client après le choix d’une option du menu.
Ouvrir un nouveau niveau : déplacer le client vers un sous-menu contenant des options plus détaillées.

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Exemple simple de fonctionnement

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Message du client

Le client envoie un mot comme : réservation ou prix.

Vérification des règles

L’application vérifie les règles selon leur ordre.

Exécution de l’action

Elle envoie une réponse, lance un menu ou enregistre une commande.

Enregistrement du résultat

La conversation ou la commande apparaît dans l’historique.

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Formulaires de commandes et de réservations

Les formulaires de commandes vous aident à collecter automatiquement les informations des clients de manière organisée. Au lieu de répondre manuellement au client pour lui demander son nom, son téléphone ou son adresse, vous pouvez créer un formulaire contenant les champs requis, puis l’application les collecte étape par étape dans la conversation.

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🧾

Créer un formulaire de commande

Vous pouvez créer un formulaire propre à chaque service, comme un formulaire de réservation, de commande de produit, de demande de maintenance, de consultation ou tout autre type de demande adapté à votre activité.

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Définir les champs requis

Ajoutez les champs que vous souhaitez collecter auprès du client, comme le nom, le numéro de téléphone, l’adresse, le type de service, la quantité, le rendez-vous ou toute autre information.

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Collecter les données dans la conversation

Lorsque le formulaire est lancé, l’application demande chaque champ au client dans l’ordre, attend sa réponse, puis passe automatiquement au champ suivant.

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Confirmer la demande

Une fois les informations complètes, un résumé peut être présenté au client pour confirmer la demande avant son enregistrement, selon les paramètres définis par l’utilisateur.

📌

Enregistrer les demandes

La demande est enregistrée dans l’application avec les informations du client et son statut, afin que vous puissiez la consulter et la suivre plus tard.

🔗

Lier aux règles et aux menus

Le formulaire de commande peut être lancé depuis une règle spécifique ou depuis une option d’un menu interactif, selon le parcours de conversation souhaité.

Exemples d’utilisation des formulaires

Boutiques : collecter le nom du client, le numéro de téléphone, le produit demandé, la quantité et l’adresse.
Restaurants : enregistrer la commande, le nombre de repas, l’adresse et le moyen de paiement.
Cliniques : enregistrer le nom, le numéro de téléphone, le type de réservation et le jour souhaité.
Services de maintenance : collecter le type de problème, l’emplacement du client, le numéro de contact et l’heure adaptée pour la visite.
Support technique : collecter le type de problème, le nom de l’application ou du service, la description du problème, ainsi qu’une image ou des détails supplémentaires si nécessaire.

Les formulaires de commandes ne fonctionnent généralement pas seuls. Ils sont lancés via une règle ou un menu interactif. Créez donc d’abord le formulaire, puis liez-le à la règle ou à l’option appropriée dans le menu.

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Conseils pour obtenir les meilleurs résultats

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Commencez par configurer les instructions générales de l’intelligence artificielle avant de créer des règles complexes.
Classez les fournisseurs et les modèles par préférence afin de réduire les interruptions de réponse.
Ajoutez plusieurs clés API lorsque c’est possible, surtout pour les fournisseurs avec des quotas quotidiens.
Placez les règles les plus précises en haut et les règles générales, comme répondre à tous les messages, en bas.
Utilisez les menus interactifs lorsque vous avez plusieurs services ou plusieurs choix.
Utilisez le diagnostic des règles après toute modification importante afin de vérifier que tout fonctionne comme prévu.

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Vous voulez connaître les solutions aux problèmes fréquents ?

Accédez à la page FAQ pour connaître les causes de l’arrêt des réponses, les problèmes d’autorisations, les paramètres de batterie et la manière de configurer correctement les règles.

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